Sensokoa

Un tenant Microsoft 365 constitue aujourd'hui le socle numérique de l'entreprise. Pourtant, de nombreuses organisations déploient Microsoft 365 sans disposer d'une vision claire de leur niveau de maturité, des risques associés ou des axes de progrès prioritaires. Cette formation permet aux participants d'acquérir une méthodologie structurée d'audit et d'évaluation d'un environnement Microsoft 365 afin d'identifier les forces, les faiblesses, les risques et les opportunités d'amélioration dans les domaines de la gouvernance, de la sécurité, de la gestion documentaire, de la conformité, de la collaboration et de l'intelligence artificielle. Cette démarche permet également d'évaluer la capacité de l'organisation à déployer Microsoft Copilot dans un environnement maîtrisé, gouverné et conforme. À l'issue de la formation, les participants seront capables de produire : une grille d'audit Microsoft 365, une évaluation de maturité documentée, une cartographie des risques, un rapport d'audit exploitable, un plan de gouvernance Microsoft 365, une feuille de route de transformation priorisée.

Cette formation permet aux participants de découvrir et maîtriser les principaux usages de Microsoft 365 Copilot dans leur environnement professionnel. À travers des démonstrations et des exercices pratiques, les stagiaires apprennent à exploiter l'intelligence artificielle dans Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint afin d'améliorer leur productivité, la qualité de leurs productions et leur capacité à retrouver et exploiter l'information de l'entreprise. L'accent est mis sur les usages concrets, la construction de prompts efficaces, l'analyse critique des réponses générées et les bonnes pratiques de sécurité et de gouvernance des données.

L'intelligence artificielle générative transforme profondément les usages de l'information dans les organisations. Microsoft Copilot permet aux collaborateurs d'interroger, synthétiser, analyser et exploiter les contenus présents dans l'environnement Microsoft 365. Cependant, la qualité des résultats produits par Copilot dépend directement de la qualité du patrimoine documentaire de l'entreprise. Une information mal classifiée, dupliquée, obsolète, mal gouvernée ou difficilement accessible limite fortement la pertinence des réponses générées. De nombreuses organisations découvrent que le véritable enjeu n'est pas uniquement le déploiement technique de Copilot, mais la préparation de leurs contenus, de leur gouvernance informationnelle et de leur architecture documentaire. Cette formation permet aux participants d'évaluer la maturité documentaire de leur organisation, d'identifier les obstacles à une exploitation efficace par Copilot et de construire une feuille de route de préparation de leur patrimoine informationnel.

L'information constitue un actif stratégique dont la valeur évolue tout au long de son cycle de vie. Les organisations doivent maîtriser la création, l'exploitation, la conservation, l'archivage et la suppression des contenus afin de répondre à des enjeux opérationnels, réglementaires, juridiques et de conformité. Dans de nombreuses entreprises, les documents sont conservés sans règle précise, entraînant une accumulation de contenus obsolètes, des risques juridiques, des difficultés de recherche et une augmentation des coûts de stockage. Microsoft 365 propose des mécanismes permettant de gérer le cycle de vie de l'information grâce aux politiques de conservation, aux étiquettes de rétention, aux mécanismes d'archivage et aux fonctionnalités de conformité proposées notamment par Microsoft Purview. Cette formation permet aux participants de concevoir et de mettre en œuvre une gouvernance du cycle de vie documentaire adaptée à leur organisation afin de garantir la maîtrise et la conformité du patrimoine informationnel.

Cette formation permet aux administrateurs débutants ou occasionnels de maîtriser les fondamentaux de l'administration d'un tenant Microsoft 365. Les participants apprennent à gérer les utilisateurs, les licences, les groupes, les services Microsoft 365 ainsi que les principales fonctions de sécurité et de gouvernance. À l'issue de la formation, ils seront capables d'assurer l'administration courante d'un environnement Microsoft 365 en toute autonomie.

Dans un contexte de transformation numérique et d'accélération des mutations organisationnelles, les entreprises doivent préserver, partager et valoriser leur patrimoine de connaissances. Pourtant, de nombreuses organisations peinent à identifier leurs savoirs stratégiques, à faciliter leur transmission et à éviter leur dispersion entre différents outils, services ou experts. La mise en place d'une démarche de Knowledge Management (KM) vise à transformer la connaissance en actif stratégique au service de la performance opérationnelle, de l'innovation et de la continuité des activités. Au-delà des outils, une démarche KM repose sur une combinaison de gouvernance, de processus, de culture du partage et de dispositifs favorisant la création, la diffusion et la réutilisation des connaissances. Cette formation permet aux participants de concevoir, piloter et déployer une stratégie Knowledge Management adaptée aux enjeux de leur organisation dans M365.

Dans un environnement où les volumes d'informations ne cessent de croître, les organisations ont besoin de mettre à disposition de leurs collaborateurs un point d'accès unique, fiable et structuré vers les connaissances de l'entreprise. Trop souvent, les savoirs sont dispersés entre des espaces SharePoint, des équipes Microsoft Teams, des documents bureautiques, des bases métiers ou encore dans la mémoire des experts. Cette situation entraîne des difficultés d'accès à l'information, une perte de temps importante et un risque accru de perte des connaissances stratégiques. Le Portail de Connaissances d'Entreprise constitue une réponse structurée à ces problématiques. Il permet de fédérer les contenus métier, les procédures, les retours d'expérience, l'expertise interne et la documentation de référence dans un environnement cohérent, gouverné et facilement accessible. Cette formation apporte aux participants les méthodes, les outils et les bonnes pratiques permettant de concevoir, déployer et piloter un Portail de Connaissances d'Entreprise s'appuyant sur Microsoft 365 et SharePoint.

La maîtrise documentaire constitue l'un des piliers du système de management de la qualité. Les organisations certifiées ou engagées dans une démarche ISO 9001 doivent garantir la disponibilité, l'intégrité, la traçabilité et la maîtrise des informations documentées nécessaires à l'efficacité de leurs processus. Dans de nombreuses entreprises, les procédures, modes opératoires, formulaires, instructions de travail et documents qualité sont dispersés dans différents répertoires ou outils, rendant leur mise à jour, leur diffusion et leur contrôle complexes. Microsoft 365 et SharePoint Online permettent de construire un système documentaire qualité moderne, collaboratif et contrôlé, répondant aux exigences de l'ISO 9001 tout en facilitant l'accès à l'information pour les utilisateurs. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir, structurer et gouverner un référentiel documentaire qualité conforme aux exigences de l'ISO 9001 et intégré dans l'écosystème Microsoft 365.

La multiplication des espaces collaboratifs, des bibliothèques documentaires, des équipes Microsoft Teams et des outils métiers conduit souvent à la création de silos informationnels qui nuisent à l'accès à l'information, à la collaboration et à la capitalisation des connaissances. Cette formation permet aux participants d'acquérir les méthodes et les outils nécessaires pour concevoir une architecture documentaire transverse, évolutive et gouvernée, en s'appuyant sur les capacités de Microsoft 365 et de SharePoint Online. Les participants apprendront à structurer l'information à l'échelle de l'entreprise afin de faciliter la recherche, le partage des connaissances, la gouvernance documentaire et la préparation aux usages de l'intelligence artificielle et de Microsoft Copilot.

La connaissance constitue un actif stratégique de l'entreprise. Pourtant, dans de nombreuses organisations, les savoirs sont dispersés dans des documents, des espaces collaboratifs, des échanges de courriers électroniques ou dans l'expérience individuelle des collaborateurs. Cette fragmentation des connaissances engendre une perte d'efficacité, une duplication des efforts, des difficultés lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs et un risque de perte de savoir-faire lors des départs ou des réorganisations. SharePoint Online offre les capacités nécessaires pour mettre en œuvre une véritable base de connaissances d'entreprise en centralisant, structurant, recherchant et diffusant les contenus à forte valeur ajoutée. Cette formation permet aux participants de concevoir, structurer et piloter une base de connaissances répondant aux enjeux métiers, organisationnels et technologiques de l'entreprise.

Au fil des années, les environnements Microsoft 365 se développent souvent sans cadre d'organisation global. Les équipes créent des sites SharePoint, des espaces Teams, des bibliothèques documentaires et des espaces collaboratifs répondant à des besoins ponctuels. Cette croissance organique génère progressivement des redondances, des silos informationnels, une complexité de navigation et des difficultés de gouvernance. L'urbanisation documentaire vise à structurer le patrimoine informationnel de l'entreprise selon une vision cible cohérente. Elle permet d'améliorer l'expérience utilisateur, de rationaliser les espaces documentaires, de renforcer la gouvernance et de préparer les usages futurs liés à l'intelligence artificielle et à la valorisation des connaissances. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir et mettre en œuvre une démarche d'urbanisation documentaire à l'échelle d'une organisation.

Microsoft 365 regroupe de nombreuses applications permettant de communiquer, stocker, partager des documents et travailler collectivement. Cette formation propose une vision à 360° de l’écosystème Microsoft 365 afin d’en comprendre la logique globale et d’identifier l’outil adapté à chaque usage. Au travers de présentations, démonstrations et cas pratiques, les participants découvrent les principales applications et comprennent notamment les complémentarités entre Teams, SharePoint et OneDrive.

La transformation numérique a multiplié les espaces collaboratifs, les bibliothèques documentaires et les flux d'information au sein des organisations. Microsoft 365 facilite la création et le partage de contenus, mais cette souplesse peut rapidement conduire à une prolifération non maîtrisée des espaces de travail, à une dégradation de la qualité documentaire et à des risques de conformité. Sans gouvernance clairement définie, les organisations sont confrontées à des problématiques récurrentes : duplication de l'information, difficulté à identifier les contenus de référence, absence de responsabilités clairement établies, multiplication des espaces collaboratifs et difficultés d'exploitation des connaissances. La gouvernance documentaire vise à définir les règles, les rôles, les processus et les mécanismes de contrôle permettant d'assurer la qualité, la cohérence, la sécurité et la pérennité du patrimoine informationnel. Cette formation fournit les méthodes et les bonnes pratiques permettant de concevoir et de mettre en œuvre une gouvernance documentaire adaptée aux environnements Microsoft 365 et SharePoint Online.

Dans de nombreuses organisations, la croissance des contenus numériques entraîne des difficultés croissantes pour retrouver l'information pertinente, sécuriser les documents stratégiques et valoriser les connaissances de l'entreprise. Une structuration basée uniquement sur des arborescences de dossiers montre rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de gérer des volumes importants d'informations ou de répondre aux besoins de transversalité métier. La mise en place d'une taxonomie et d'un modèle de métadonnées constitue aujourd'hui un levier essentiel pour améliorer la recherche d'information, faciliter la gouvernance documentaire, préparer l'exploitation des contenus par l'intelligence artificielle et optimiser l'expérience utilisateur dans Microsoft 365. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir une taxonomie d'entreprise et un modèle documentaire pérenne, gouvernable et aligné sur les enjeux métier.