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Gouverner le cycle de vie de l'information avec SharePoint et Microsoft 365
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Gouverner le cycle de vie de l'information avec SharePoint et Microsoft 365 avec Sensokoa
Maîtriser la création, la conservation, l'archivage et la destruction des contenus dans M365
L'information constitue un actif stratégique dont la valeur évolue tout au long de son cycle de vie. Les organisations doivent maîtriser la création, l'exploitation, la conservation, l'archivage et la suppression des contenus afin de répondre à des enjeux opérationnels, réglementaires, juridiques et de conformité. Dans de nombreuses entreprises, les documents sont conservés sans règle précise, entraînant une accumulation de contenus obsolètes, des risques juridiques, des difficultés de recherche et une augmentation des coûts de stockage. Microsoft 365 propose des mécanismes permettant de gérer le cycle de vie de l'information grâce aux politiques de conservation, aux étiquettes de rétention, aux mécanismes d'archivage et aux fonctionnalités de conformité proposées notamment par Microsoft Purview. Cette formation permet aux participants de concevoir et de mettre en œuvre une gouvernance du cycle de vie documentaire adaptée à leur organisation afin de garantir la maîtrise et la conformité du patrimoine informationnel.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les principes du cycle de vie de l'information
- Identifier les obligations réglementaires applicables aux documents
- Définir les durées de conservation des contenus
- Concevoir une politique de gestion documentaire
- Structurer un modèle de conservation et d'archivage
- Mettre en œuvre les fonctionnalités de rétention dans Microsoft 365
- Définir les rôles et responsabilités associés à la gouvernance documentaire
- Construire un dispositif de contrôle et d'amélioration continue
- Préparer l'organisation aux audits et contrôles de conformité
-
Module 1 : Comprendre le cycle de vie de l'information (3h)
- Les fondamentaux de la gestion documentaire : Information, document et enregistrement, Valeur opérationnelle de l'information, Valeur probatoire, Valeur patrimoniale
- Les étapes du cycle de vie : Création, Validation, Utilisation, Conservation, Archivage, Suppression
- Les enjeux de gouvernance : Risques juridiques, Risques réglementaires, Risques opérationnels, Risques réputationnels
- Atelier : Analyse du cycle de vie documentaire d'une organisation
-
Module 2 : Définir les règles de conservation documentaire (4h)
- Identifier les catégories documentaires : Documents administratifs, Documents RH, Documents financiers, Documents contractuels, Documents qualité, Documentation technique
- Comprendre les obligations de conservation : Exigences réglementaires, Exigences contractuelles, Exigences métiers, Bonnes pratiques sectorielles
- Construire une matrice de conservation : Typologie, Durée de conservation, Responsable documentaire, Sort final
- Atelier pratique : Construction d'une matrice de conservation documentaire
-
Module 3 : Mettre en œuvre la gouvernance du cycle de vie dans Microsoft 365 (4h)
- Fonctionnalités Microsoft 365 : SharePoint Online, Exchange Online, OneDrive, Teams
- Introduction à Microsoft Purview : Gouvernance de l'information, Étiquettes et Stratégies de rétention
- Automatisation le cas échant du cycle de vie : Conservation, Archivage, Suppression contrôlée
- Gouvernance documentaire : Responsabilités, Contrôles, Traçabilité, Auditabilité
- Atelier : Conception d'une politique de gestion du cycle de vie documentaire
-
Module 4 : Contrôler et piloter la conformité documentaire (3h)
- Auditer les pratiques documentaires : Vérification des règles, Audits documentaires, Contrôles qualité, Revues périodiques
- Mettre en place des indicateurs : Volumes archivés, Volumes supprimés, Taux de conformité, Respect des durées de conservation
- Amélioration continue : Plan d'action, Révisions des règles, Gestion des évolutions réglementaires
- Atelier de synthèse : Construction d'un dispositif de pilotage du cycle de vie documentaire
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable de service documentaire / archives
- Responsable Qualité
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Records Manager
- Responsable Microsoft 365
- Chef de projet Digital Workplace
Prérequis
- Connaissance générale des pratiques documentaires
- Connaissance des usages Microsoft 365
- Une expérience dans un contexte documentaire ou réglementaire constitue un avantage
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 8 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Études de cas issues de contextes réels d'entreprise
- Modèles de matrices de conservation
- Exemples de politiques documentaires
- Modèles de gouvernance
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