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Concevoir une stratégie d'urbanisation documentaire Microsoft 365
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Concevoir une stratégie d'urbanisation documentaire Microsoft 365 avec Sensokoa
Transformer un environnement documentaire dispersé en un patrimoine informationnel gouverné
Au fil des années, les environnements Microsoft 365 se développent souvent sans cadre d'organisation global. Les équipes créent des sites SharePoint, des espaces Teams, des bibliothèques documentaires et des espaces collaboratifs répondant à des besoins ponctuels. Cette croissance organique génère progressivement des redondances, des silos informationnels, une complexité de navigation et des difficultés de gouvernance. L'urbanisation documentaire vise à structurer le patrimoine informationnel de l'entreprise selon une vision cible cohérente. Elle permet d'améliorer l'expérience utilisateur, de rationaliser les espaces documentaires, de renforcer la gouvernance et de préparer les usages futurs liés à l'intelligence artificielle et à la valorisation des connaissances. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir et mettre en œuvre une démarche d'urbanisation documentaire à l'échelle d'une organisation.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Réaliser un diagnostic de l'écosystème documentaire Microsoft 365
- Identifier les problématiques de fragmentation documentaire
- Cartographier les espaces collaboratifs existants
- Définir une architecture documentaire cible
- Construire des standards documentaires d'entreprise
- Rationaliser les sites SharePoint et espaces Teams
- Élaborer un schéma directeur documentaire
- Définir les principes de gouvernance associés à l'architecture cible
-
Module 1 : Comprendre les enjeux de l'urbanisation documentaire (3h)
- Les défis des environnements Microsoft 365 : Multiplication des espaces collaboratifs, Création non maîtrisée des sites, Duplication documentaire, Perte de visibilité sur les contenus
- Enjeux métier : Productivité, Recherche d'information, Capitalisation des connaissances, Conformité
- Concepts fondamentaux : Architecture d'information, Urbanisation documentaire, Gouvernance, Cycle de vie documentaire
- Atelier : Analyse de scénarios d'urbanisation documentaire
-
Module 2 : Réaliser l'audit documentaire (3h)
- Cartographie de l'existant : Inventaire des sites SharePoint, Inventaire des équipes Teams, Bibliothèques documentaires, Espaces métiers
- Analyse des usages : Producteurs d'information, Consommateurs d'information, Flux documentaires
- Identification des risques : Espaces inutilisés, Doublons, Contenus obsolètes, Gouvernance insuffisante
- Atelier pratique : Construction d'une cartographie documentaire
-
Module 3 : Concevoir l'architecture cible (5h)
- Définition des principes directeurs : Mutualisation, Simplicité, Scalabilité, Gouvernance
- Structuration des espaces : Hubs SharePoint, Sites métiers, Sites projets, Espaces de publication, Espaces de référence
- Définition des standards : Nommage, Métadonnées, Modèles de sites, Modèles documentaires
- Schéma directeur documentaire : Architecture cible, Principes d'évolution, Règles de gestion
- Atelier principal : Conception d'une architecture documentaire cible à partir d'un cas d'entreprise
-
Module 4 : Construire le plan de transformation (3h)
- Roadmap documentaire : Priorisation des chantiers, Séquencement des actions, Gestion des risques
- Gouvernance des espaces : Processus de création, Cycle de vie des sites, Responsabilités documentaires
- Conduite du changement : Accompagnement des métiers, Communication, Adoption
- Atelier de synthèse : Présentation et argumentation du schéma directeur
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable de Service Documentaire
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Qualité
- Responsable transformation numérique
- Product Owner Digital Workplace
- Chef de Projet SharePoint
- Architecte Microsoft 365
Prérequis
- Bonne connaissance des usages collaboratifs Microsoft 365
- Connaissance générale des fonctionnalités SharePoint et Teams
- Expérience dans un projet documentaire ou collaboratif recommandée
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 8 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Études de cas issues de contextes réels d'entreprise
- Modèles d'architectures documentaires
- Exemples de cartographie documentaire
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