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Concevoir une architecture documentaire transverse dans SharePoint / M365
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Concevoir une architecture documentaire transverse dans SharePoint / M365 avec Sensokoa
Structurer durablement l'information de l'entreprise !
La multiplication des espaces collaboratifs, des bibliothèques documentaires, des équipes Microsoft Teams et des outils métiers conduit souvent à la création de silos informationnels qui nuisent à l'accès à l'information, à la collaboration et à la capitalisation des connaissances. Cette formation permet aux participants d'acquérir les méthodes et les outils nécessaires pour concevoir une architecture documentaire transverse, évolutive et gouvernée, en s'appuyant sur les capacités de Microsoft 365 et de SharePoint Online. Les participants apprendront à structurer l'information à l'échelle de l'entreprise afin de faciliter la recherche, le partage des connaissances, la gouvernance documentaire et la préparation aux usages de l'intelligence artificielle et de Microsoft Copilot.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Analyser un patrimoine documentaire existant
- Identifier les silos d'information et les usages métiers
- Définir les domaines informationnels de l'entreprise
- Organiser les espaces documentaires SharePoint selon les besoins métiers
- Formaliser les règles de structuration et de gouvernance documentaire
- Élaborer une feuille de route de transformation documentaire
-
Module 1 : Comprendre les enjeux de l'architecture documentaire (3h)
- Enjeux de la gouvernance documentaire : Explosion des volumes documentaires, Silos informationnels, Difficultés de recherche, Risques liés à la qualité documentaire
- Architecture de l'information : Document, Information, Connaissance, Métadonnées, Contenu structuré
- Évolution des usages : Travail collaboratif, Digital Workplace, IA générative, Microsoft Copilot
- Atelier : Analyse critique de plusieurs architectures documentaires
-
Module 2 : Réaliser le diagnostic documentaire (3h)
- Identifier le patrimoine informationnel : Sources d'information, Contributeurs, Consommateurs
- Cartographier les contenus : Documents de référence, Documents de travail, Connaissances métier
- Identifier les silos : Duplication documentaire, Incohérences, Difficultés d'accès
- Atelier : Réalisation d'une cartographie documentaire d'entreprise
-
Module 3 : Concevoir l'architecture documentaire cible (5h)
- Définir les domaines documentaires : Processus métiers, Fonctions support, Référentiels transverses
- Structurer les espaces documentaires : Sites SharePoint, Hubs, Espaces collaboratifs, Espaces de publication
- Principes d'urbanisation : Mutualisation, Réutilisation, Gouvernance
- Construction du modèle cible : Domaines, Services, Référentiels, Connaissances
- Atelier : Conception d'une architecture documentaire transverse
-
Module 4 : Préparer la gouvernance documentaire (3h)
- Définition des rôles : Sponsor, Responsable documentaire, Contributeur, Validateur
- Gouvernance opérationnelle : Création des espaces, Gestion du cycle de vie, Contrôle qualité
- Feuille de route : Priorisation, Déploiement, Accompagnement au changement
- Atelier : Présentation et argumentation de l'architecture proposée
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable Service Documentaire
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Records Management
- Chef de projet Digital Workplace
- Responsable Qualité
- Responsable Transformation Digitale
- Responsable Microsoft 365
- Chef de projet SharePoint
Prérequis
- Comprendre le fonctionnement général de son organisation
- Connaître les principes de base de la gestion documentaire
- Une connaissance de Microsoft 365 et de SharePoint constitue un avantage mais n'est pas obligatoire
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 10 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Modèles d'architecture documentaire
- Modèles de cartographie documentaire
- Études de cas issues de contextes réels d'entreprise
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