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Préparer le patrimoine documentaire et informationnel de l'organisation pour Microsoft Copilot
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Préparer le patrimoine documentaire et informationnel de l'organisation pour Microsoft Copilot avec Sensokoa
Pour maximiser la pertinence, la sécurité et la valeur des usages de Microsoft Copilot
L'intelligence artificielle générative transforme profondément les usages de l'information dans les organisations. Microsoft Copilot permet aux collaborateurs d'interroger, synthétiser, analyser et exploiter les contenus présents dans l'environnement Microsoft 365. Cependant, la qualité des résultats produits par Copilot dépend directement de la qualité du patrimoine documentaire de l'entreprise. Une information mal classifiée, dupliquée, obsolète, mal gouvernée ou difficilement accessible limite fortement la pertinence des réponses générées. De nombreuses organisations découvrent que le véritable enjeu n'est pas uniquement le déploiement technique de Copilot, mais la préparation de leurs contenus, de leur gouvernance informationnelle et de leur architecture documentaire. Cette formation permet aux participants d'évaluer la maturité documentaire de leur organisation, d'identifier les obstacles à une exploitation efficace par Copilot et de construire une feuille de route de préparation de leur patrimoine informationnel.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Comprendre le fonctionnement de Microsoft Copilot et ses sources d'information
- Identifier les facteurs influençant la qualité des réponses générées
- Analyser l'impact de la gouvernance documentaire sur les usages de l'IA
- Évaluer la maturité documentaire de son organisation et identifier les risques liés à la qualité des contenus
- Préparer les espaces SharePoint, Teams et Microsoft 365 à l'exploitation par Copilot
- Construire une feuille de route de préparation documentaire et Définir les actions prioritaires de remédiation
-
Module 1 : Comprendre les mécanismes de Microsoft Copilot (3h)
- Les fondamentaux de l'IA générative : Modèles de langage, Recherche augmentée, Contextualisation de l'information
- Comment Copilot exploite l'information Microsoft Graph, SharePoint, Microsoft Teams, OneDrive, Exchange
- Les facteurs de qualité des réponses
- Les limites d'un patrimoine documentaire non maîtrisé : Doublons, Contenus obsolètes, Données contradictoires, Surcharge informationnelle
- Atelier : Analyse critique d'exemples de résultats Copilot
-
Module 2 : Évaluer la maturité documentaire de l'organisation (4h)
- Réaliser un diagnostic documentaire : Cartographie des espaces, Inventaire des contenus, Analyse des usages et des processus documentaires
- Évaluer la qualité de l'information : Fiabilité, Fraîcheur, Complétude, Cohérence, Accessibilité
- Identifier les risques : Silos, versions, Surstockage, Gouvernance insuffisante
- Diagnostic des usages Microsoft 365 : SharePoint, Teams, OneDrive, Espaces collaboratifs
- Atelier pratique : Réalisation d'un diagnostic de maturité documentaire
-
Module 3 : Préparer les contenus pour l'exploitation par Copilot (4h)
- Structurer le patrimoine documentaire : Architecture et référentiels documentaires, Urbanisation/Rationalisation des espaces
- Améliorer la qualité documentaire : Gestion des doublons/versions, Définition des contenus de référence de leur maj
- Structurer les métadonnées : Taxonomies, Types de contenu, Indexation, Classification
- Favoriser la recherche de l'information
- Atelier : Construction d'un plan d'amélioration documentaire orienté Copilot
-
Module 4 : Définir la gouvernance documentaire pour l'IA (3h)
- Organiser les responsabilités et Définir une gouvernance adaptée : Qualité documentaire, Cycle de vie de l'information, Révisions périodiques...
- Sécuriser les usages de l'IA : Gestion des droits, Protection de l'information sensible, Sensibilisation des utilisateurs
- Construire la feuille de route : Priorités, Planning, Indicateurs, Accompagnement du changement
- Atelier de synthèse : Présentation d'une feuille de route de préparation à Microsoft Copilot
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
J'accompagne tout type de profil sur les outils Microsoft 365 en m'adaptant aux apprenants. Je me focalise sur le concret et les cas d'usages directement applicables pour transformer vos outils du quotidien en leviers immédiats d'efficacité individuelle et collective
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable Microsoft 365
- Responsable Digital Workplace
- Responsable Transformation Numérique
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Service Documentaire
- Responsable Qualité
Prérequis
- Connaissance générale de Microsoft 365
- Compréhension des enjeux documentaires et collaboratifs
- Une expérience de SharePoint Online / M365 / Copilot constitue un avantage
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 6 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Grille de diagnostic documentaire
- Modèle d'évaluation de maturité
- Modèles de gouvernance documentaire
- Supports méthodologiques
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