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Structurer l'information dans Microsoft 365 et SharePoint grâce aux taxonomies et métadonnées
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Structurer l'information dans Microsoft 365 et SharePoint grâce aux taxonomies et métadonnées avec Sensokoa
Structurez durablement l'information de votre organisation grâce à une taxonomie et des métadonnées
Dans de nombreuses organisations, la croissance des contenus numériques entraîne des difficultés croissantes pour retrouver l'information pertinente, sécuriser les documents stratégiques et valoriser les connaissances de l'entreprise. Une structuration basée uniquement sur des arborescences de dossiers montre rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de gérer des volumes importants d'informations ou de répondre aux besoins de transversalité métier. La mise en place d'une taxonomie et d'un modèle de métadonnées constitue aujourd'hui un levier essentiel pour améliorer la recherche d'information, faciliter la gouvernance documentaire, préparer l'exploitation des contenus par l'intelligence artificielle et optimiser l'expérience utilisateur dans Microsoft 365. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir une taxonomie d'entreprise et un modèle documentaire pérenne, gouvernable et aligné sur les enjeux métier.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Analyser les besoins de classification documentaire
- Cartographier les concepts métier d'une organisation
- Élaborer une taxonomie d'entreprise
- Définir et documenter des métadonnées
- Concevoir des modèles de contenu SharePoint
- Structurer des référentiels documentaires transverses
- Mettre en place un cadre de gouvernance de la taxonomie
- Améliorer la qualité informationnelle des contenus
-
Module 1 : Comprendre la structuration de l'information (3h)
- Les enjeux de la classification documentaire : Explosion des volumes documentaires, Multiplication des espaces collaboratifs, Difficultés de recherche d'information, Préparation aux usages de l'IA
- Concepts fondamentaux : Document, Information, Donnée, Connaissance, Référentiel documentaire
- Les différents modèles de classification : Arborescence, Taxonomie, Métadonnées, Tags
- Atelier : Analyse critique de plusieurs modèles documentaires d'entreprise
-
Module 2 : Concevoir une taxonomie métier (4h)
- Identification des besoins métier : Analyse des utilisateurs, Analyse des processus, Analyse des usages documentaires
- Définition de la taxonomie : Concepts métier, Catégories, Sous-catégories, Référentiels transverses
- Organisation du vocabulaire métier : Harmonisation des termes, Gestion des synonymes, Gestion des ambiguïtés
- Atelier pratique : Construction d'une première taxonomie métier
-
Module 3 : Concevoir un modèle de métadonnées (4h)
- Principes de modélisation : Métadonnées descriptives, Métadonnées métier, Métadonnées techniques, Métadonnées de gouvernance
- Qualité des métadonnées : Pertinence, Simplicité d'utilisation, Maintenabilité, Performance de recherche
- Construction du dictionnaire documentaire : Nom métier, Définition, Type de donnée, Valeurs autorisées, Obligations de saisie
- Atelier pratique : Création d'une ébauche de dictionnaire de métadonnées
-
Module 4 : Mettre en œuvre la gouvernance documentaire (3h)
- Taxonomie et Microsoft 365 : Term Store, Colonnes de site, Types de contenu, Bibliothèques documentaires
- Gouvernance de la classification : Gestion des évolutions, Gestion des demandes métier, Contrôle de cohérence, Pilotage du référentiel
- Taxonomie et IA : Microsoft Search, Recherche sémantique, Microsoft Copilot, Valorisation de la connaissance
- Atelier de synthèse : Présentation du modèle documentaire conçu
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable de Service Documentaire
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Qualité
- Responsable Transformation Numérique
- Product Owner Digital Workplace
- Chef de projet SharePoint
Prérequis
- Connaissance des principes généraux de gestion documentaire
- Connaissance des usages collaboratifs Microsoft 365
- Une expérience de SharePoint constitue un avantage sans être obligatoire
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 10 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Études de cas issues de contextes réels d'entreprise
- Modèles de taxonomies
- Exemples de dictionnaires documentaires
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