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Gouverner les documents dans Microsoft 365
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Gouverner les documents dans Microsoft 365 avec Sensokoa
Pour assurer la maîtrise, la qualité, la sécurité et la valorisation du patrimoine informationnel
La transformation numérique a multiplié les espaces collaboratifs, les bibliothèques documentaires et les flux d'information au sein des organisations. Microsoft 365 facilite la création et le partage de contenus, mais cette souplesse peut rapidement conduire à une prolifération non maîtrisée des espaces de travail, à une dégradation de la qualité documentaire et à des risques de conformité. Sans gouvernance clairement définie, les organisations sont confrontées à des problématiques récurrentes : duplication de l'information, difficulté à identifier les contenus de référence, absence de responsabilités clairement établies, multiplication des espaces collaboratifs et difficultés d'exploitation des connaissances. La gouvernance documentaire vise à définir les règles, les rôles, les processus et les mécanismes de contrôle permettant d'assurer la qualité, la cohérence, la sécurité et la pérennité du patrimoine informationnel. Cette formation fournit les méthodes et les bonnes pratiques permettant de concevoir et de mettre en œuvre une gouvernance documentaire adaptée aux environnements Microsoft 365 et SharePoint Online.
À propos de cette formation
Lieux sur devis
> 2 500€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire
- Identifier les risques liés à l'absence de gouvernance
- Définir les rôles et responsabilités documentaires
- Structurer un dispositif de gouvernance adapté à l'organisation
- Définir les règles de gestion des contenus documentaires
- Encadrer la création et l'utilisation des espaces collaboratifs
- Mettre en place des processus de contrôle et d'amélioration continue
- Élaborer une charte de gouvernance documentaire
- Définir les indicateurs de pilotage de la gouvernance
-
Module 1 : Comprendre les enjeux de la gouvernance documentaire (3h)
- Les défis de la gouvernance de l'information : Explosion des volumes documentaires, Multiplication des espaces collaboratifs, Fragmentation des connaissances, Risques liés à la mauvaise qualité des données
- Les enjeux métier : Productivité, Conformité, Sécurité, Capitalisation des connaissances, Performance organisationnelle
- La gouvernance documentaire dans Microsoft 365 : SharePoint Online, Microsoft Teams, OneDrive, Viva Engage, Applications collaboratives
- Atelier : Diagnostic des pratiques de gouvernance documentaire de l'organisation
-
Module 2 : Définir les rôles et responsabilités (3h)
- Les acteurs de la gouvernance documentaire : Direction, DSI, Responsable documentaire, Responsable métier, Contributeurs, Administrateurs
- Définition des responsabilités : Production, Validation, Publication, Maintien à jour, Archivage
- Matrice RACI documentaire : Responsables, Contributeurs, Décideurs, Contrôleurs
- Atelier pratique : Construction d'une matrice des responsabilités documentaires
-
Module 3 : Construire les règles de gouvernance (4h)
- Définir les règles métier : Création des espaces documentaires, Gestion des bibliothèques, Classification des contenus, Gestion des métadonnées
- Normes documentaires : Nommage, Classement, Versionning, Validation
- Gouvernance des espaces Microsoft 365 : Sites SharePoint, Teams, Espaces projets, Espaces métiers
- Gestion du cycle documentaire : création, Validation, Consultation, Archivage, Suppression
- Atelier : Construction d'une charte de gouvernance documentaire
-
Module 4 : Piloter et améliorer la gouvernance (4h)
- Contrôle et supervision : Audits documentaires, Contrôles qualité, Revues documentaires, Contrôle des responsabilités
- Indicateurs de performance : Taux de documents obsolètes, Taux de conformité documentaire, Utilisation des espaces, Qualité des métadonnées, Respect des processus
- Accompagnement du changement : Sensibilisation, Communication, Formation, Animation des communautés
- Atelier de synthèse : Construction d'un tableau de bord de gouvernance documentaire
Parmi les formateurs
Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.
L'organisme de formation
Donner du Sens au Collaboratif Agile
Découvrir Sensokoa
Public concerné
- Responsable de Service Documentaire / Archivage
- Responsable Qualité
- Responsable Knowledge Management
- Responsable Records Manager
- Responsable Microsoft 365
- Responsable Transformation Numérique
- Chef de projet Digital Workplace
Prérequis
- Connaissance générale des pratiques de gestion documentaire
- Connaissance des usages collaboratifs Microsoft 365
- Une expérience de SharePoint ou Teams est recommandée
Conditions d'accès
Accessibilité
Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.
Capacité
1 à 6 places
Délai d'accès
30 jours
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
Ressources pédagogiques
- Support de formation numérique
- Études de cas issues de contextes réels d'entreprise
- Modèles de gouvernance documentaire
- Exemples de chartes documentaires
- Matrices RACI
- Grilles d'audit documentaire
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